RFID gestiona grandes cantidades de documentos y simplifica los inventarios

Ewa Kowalska trabaja como perito para una aseguradora de Praga. Cada semana, docenas de archivos de papel pasan por su mesa como parte de los procesos de reclamación.

Antes de que su empresa introdujera un sistema de gestión de archivos basado en RFID, Ewa dedicaba una hora cada mañana a recopilar archivos de las mesas de sus compañeros. Si un archivo se traspapelaba, podía llevar días encontrarlo, lo que retrasaba a Ewa y a sus colegas, y ponía a todos de mal humor.

Ahora, la empresa ha colocado etiquetas RFID en 25.000 carpetas de archivos que contienen documentación original importante, como informes y partes de accidentes, fotografías y contratos. Cada vez que Ewa lleva un archivo a su mesa para trabajar con él, lo pasa por un lector RFID del tamaño de una alfombrilla de ratón. El sistema se actualiza con la ubicación física real del archivo y se asocia el número de identificación exclusivo al número de expediente.

Se acabó el buscar en montañas de papel

Si otro empleado necesita trabajar en el archivo, va a una pantalla especial situada en un terminal informático y escribe el número de expediente. El sistema le indica que lo busque en el escritorio de Ewa.

Otro ejemplo, con RFID el proceso anual de inventario en tiendas y empresas, tal y como requieren las autoridades fiscales, ahora es mucho más sencillo. Los empleados ya no tienen que llevar a cabo la frustrante y tediosa tarea de contar barras de chocolate o cajas de bolígrafos, o cotejar una lista de números de serie de ordenadores. Las empresas están colocando etiquetas RFID a los elementos que deben ser contabilizados, lo que reduce drásticamente el tiempo necesario para realizar el inventario. Con sólo pasar por los elementos con un lector RFID de mano se recopila la información necesaria.

De formas muy diferentes, RFID hace que el trabajo sea más entretenido y cómodo: los archivos se encuentran fácilmente y, a la hora de realizar un inventario, ya no hay que tirarse al suelo para buscar la placa con el número de serie en la parte de atrás de un ordenador. ¡Es el progreso!