La RFID gère des quantités phénoménales de documents et simplifie les inventaires

Ewa Kowalska travaille comme expert en sinistres dans une compagnie d'assurances de Prague. Chaque semaine, des dizaines de dossiers en cours de traitement transitent via son bureau.

Avant que son entreprise ne mette en place un système de gestion RFID des fichiers, Ewa passait une heure chaque matin à récupérer les dossiers éparpillés sur les bureaux de ses collègues. Si un dossier était mal classé, sa localisation pouvait demander des journées entières, ce qui retardait Ewa et ses collègues dans leur travail et les rendait d'une humeur exécrable.

Aujourd'hui, l'entreprise a apposé des étiquettes RFID sur 25 000 dossiers contenant des documents originaux importants, comme des déclarations d'accidents, des croquis d'accidents, des photographies et des contrats. Chaque fois qu'Ewa prend un dossier à son bureau pour travailler dessus, elle le passe au dessus d'un lecteur RFID de la taille d'un tapis de souris. Le système est alors mis à jour pour indiquer l'emplacement physique actuel du dossier et le numéro d'identification unique qui figure sur l'étiquette est associé au numéro de dossier.

La fin des recherches sous des montagnes de papiers

Si un autre employé doit travailler sur le dossier, il se rend devant un écran spécial de terminal d'ordinateur et saisit le numéro de dossier. Le système lui indique alors qu'il trouvera le dossier sur le bureau d'Ewa.

Autre exemple : grâce à la RFID, la procédure d'inventaire annuel imposée aux boutiques et aux entreprises par l'administration fiscale est aujourd'hui beaucoup plus simple. Les employés ne sont plus obligés de s'astreindre à des tâches frustrantes et fastidieuses comme compter des barres de chocolat ou des boîtes de stylos ou pointer une liste de numéros de série d'ordinateurs. Les entreprises apposent des étiquettes RFID sur les articles qui doivent faire l'objet d'une comptabilisation, ce qui réduit considérablement les délais d'exécution des inventaires. Les employés passent devant les articles avec un lecteur RFID portable et les informations nécessaires son recueillies.

La RFID rend le travail plus agréable et plus pratique de différentes façons : les dossiers peuvent être localisés facilement et au moment de l'inventaire, il n'y a plus besoin de se pencher ni de s'agenouiller pour accéder à une étiquette portant un numéro de série à l'arrière d'un ordinateur. C'est ce que l'on appelle le progrès !